Cómo preparar propuestas comerciales (con textos que vendan)
Antes de empezar a trabajar como redactor freelance, pasé por varias agencias y empresas donde tuve que preparar propuestas comerciales y de negocios. No son los trabajos de redacción que recuerdo con más cariño, porque normalmente no se gestionan bien.
Lo más habitual es que el proceso de elaboración de una propuesta comercial sea el siguiente:
- El jefe de la empresa o un comercial consigue el contacto de un posible cliente.
- Se fija arbitrariamente una reunión o fecha para presentar una propuesta comercial.
- Se pasa la información al área comercial o de marketing para preparar la propuesta.
- Empieza una especie de cuenta atrás febril para tener la propuesta “lo antes posible”.
¿El resultado?
Normalmente, las prisas, la falta de información esencial y los problemas de comunicación llevan a elaborar una propuesta comercial lo más extensa y genérica posible, que “venda” bien la empresa y los productos o servicios al cliente; pero sin detenerse a analizar en profundidad si es realmente lo que necesita, cómo se implementará lo prometido y si se podrán cumplir todos los compromisos que se ponen por escrito.
Eso sí, que sea larga.
Con muchas páginas, ilustraciones, gráficos, tablas…
He visto preparar propuestas comerciales más extensas que un plan de negocio.
¡Pero esto no es lo que espera recibir un cliente y lo que ayudará a cerrar la venta!
Qué son las propuestas comerciales y qué NO son
En los últimos años, la generalización del correo electrónico, las videoconferencias y las presentaciones digitales no han hecho más que aumentar la presión a la hora de preparar propuestas comerciales.
También es fácil encontrar en Internet ejemplos de propuestas comerciales, plantillas de propuestas comerciales para descargar y todo tipo de herramientas para crear ofertas comerciales o mandar propuestas comerciales por correo electrónico.
Sin embargo, siguen siendo igual de aburridas y de poco efectivas.
Si quieres dejar de perder el tiempo y malgastar los recursos de tu empresa en elaborar propuestas comerciales enciclopédicas que nadie leerá, entonces te animo a seguir leyendo.
En primer lugar, conviene tener claro qué es una propuesta comercial y para qué sirve.
Una propuesta comercial es un documento que se utiliza para presentar los servicios o productos que ofrece tu empresa a un cliente potencial. La propuesta debe incluir información detallada sobre el servicio o producto, así como los términos y condiciones del acuerdo.
Por lo tanto, no se trata de:
-Una presentación de tu empresa
-Un catálogo publicitario
-Un resumen de tu página web
-Un recopilatorio de otros documentos comerciales
Esto se aplica tanto a una oferta comercial de una página para adjuntar con un presupuesto, como a una solicitud de propuesta (en inglés, RFP) de cien páginas para presentarte a una licitación. Lo sé porque me ha tocado preparar todos los tipos de propuestas comerciales posibles, así como revisar propuestas comerciales hechas por otros para hacerlas más legibles.
Para que te hagas una idea, la propuesta comercial más extensa en la que he participado (ya en mi etapa como consultor freelance) tenía miles de páginas y ocupaba diez archivadores.
¡Y te aseguro que su lectura resultaba más amena que muchas propuestas de 20 páginas!
¿Tienes que redactar una oferta comercial para un cliente o para tu empresa? Aprende cómo preparar propuestas comerciales efectivas con textos que realmente vendan.
Cómo es la estructura de una propuesta comercial
Ya sea para redactar una propuesta comercial de 5 páginas como para una de 100 páginas, es recomendable seguir el siguiente esquema básico para preparar este tipo de ofertas:
1. La necesidad del cliente: qué reto, problema o mejora necesita abordar. Este primer apartado es fundamental para demostrar que entiendes lo que te han pedido y no hacer trabajo en balde. Lo ideal es recibir la información por escrito del cliente (así es más concreta y específica) pero, si no es posible, también se puede recopilar mediante una llamada o reunión.
2. La solución que propones: se trata de explicar cómo puedes resolver la necesidad del cliente de una forma rápida y eficiente. En este apartado se trata de vender la solución, no tu empresa, producto o servicio. Luego ya habrá tiempo de entrar en los detalles, pero aquí tienes que transmitir de la forma más sencilla posible como propones abordar el desafío.
3. Por qué tu empresa: si lo has hecho bien, el cliente habrá entendido en el punto anterior qué le propones. Ahora se trata de reforzar su decisión generando confianza para que te elija. Es el momento de hablar de la empresa, su trayectoria en el mercado, clientes o proyectos similares en los que ha participado y reconocimientos recibidos, etc. (mejor en este orden).
4. Cuánto cuesta la solución: en algunas propuestas comerciales, esta sección se trata en un documento aparte. Pero yo recomiendo incluirlo en la propuesta comercial y detallar tanto el precio como todo lo que incluye. Luego es cuestión de defender este precio resumiendo las ventajas de la solución para el cliente (ahorro de tiempo y dinero, aumento de la eficiencia…)
5. Términos y condiciones: puedes ponerlo al final de la propuesta comercial o en un anexo. Suele ser la parte más aburrida, pero probablemente la más importante a la hora de llegar a un acuerdo. Es importante que todos los detalles estén claros para evitar conflictos posteriores: desde los plazos del proyecto a las formas de pago, las métricas del servicio, garantías, etc.
Todo lo que no esté directamente relacionado con estos cinco puntos básicos de una propuesta comercial, para mí, sobra. Ten en cuenta que, si el cliente hace bien las cosas, contactará con varios proveedores y tendrá que revisar propuestas comerciales de otras empresas aparte de la tuya. ¡No le hagas perder el tiempo con información innecesaria!
Ponle una bonita portada al principio y una hoja de contactos al final y ya habrás acabado de preparar una propuesta comercial útil y, sobre todo, orientada a cerrar la venta o acuerdo.
Eso sí: siempre que te asegures de escribir los textos anteriores de la forma adecuada.
Consejos para redactar propuestas comerciales
La elaboración de propuestas comerciales es uno de los servicios de redacción que considero más interesantes y rentables para añadir al porfolio de un redactor freelance. Como decía al principio, todas las empresas necesitan este tipo de documentos en algún momento. Y, en la mayoría de los casos, no cuentan con un profesional especializado en escribir textos que sean amenos, lleguen al cliente y, sobre todo, ayuden a vender.
Lo ideal es contar con la ayuda de un redactor desde el principio, para evitar cometer los errores habituales en este tipo de documentos. Pero también puede participar al final, para revisar la propuesta comercial.
En cualquier caso, tanto si eres un redactor que está trabajando en la propuesta comercial de un cliente como si trabajas en una empresa y te ha tocado prepararla, a continuación encontrarás algunos consejos basados en mi experiencia que espero que te sean útiles.
Crea la estructura primero
No cometas el error de empezar a redactar una propuesta comercial sin saber a dónde vas. Antes de nada, crea un esquema de los diferentes apartados y el espacio que vas a dedicar a cada sección. De esta forma, quedarán más equilibradas y evitarás los textos de relleno.
Elige el tratamiento adecuado
En España hay una especie de mandamiento que reza que las propuestas comerciales siempre deben prepararse en tono formal, es decir, “de usted”. Sin embargo, yo siempre he pensado que un texto en tono formal “de tú” puede ser igual de respetuoso y ayuda a conectar mejor.
Escribe párrafos breves
Trabajar con párrafos cortos facilita tanto la redacción de una propuesta comercial como su posterior lectura. Además, simplifica mucho las cosas si es necesario añadir o eliminar algo durante el proceso de revisión de la propuesta comercial, ya que no afecta a tantas frases.
Controla todas las versiones
En el proceso de revisión de una propuesta comercial, nunca sabes si vas a necesitar recuperar algún texto descartado o modificado. Por eso debes guardar cada versión con un nombre de archivo que deje claro cuál es la más reciente. También es conveniente añadir al principio del documento una tabla con todas las personas que han revisado y modificado el documento.
Trabaja en formato de texto
El procesador de texto es la herramienta más rápida, versátil y segura para elaborar propuestas comerciales. Evita en especial las presentaciones tipo PowerPoint, ya que requieren crear un gran número de diapositivas y resultan difíciles de elaborar y modificar.
No maquetes hasta el final
No mandes a maquetar un documento hasta que no tengas la propuesta comercial definitiva, porque luego hacer cambios en los archivos de diseño es lento y costoso. Una vez tengas la versión final, un diseñador con experiencia puede darle forma en menos de 24 horas.
No recicles textos
Aunque es habitual aprovechar documentos anteriores para elaborar propuestas comerciales nuevas, no te limites a cortar y pegar. Revisa los textos para asegurarte de que son adecuados para el cliente al que te diriges y personalízalos en función de las necesidades del proyecto.
Usa el tono activo
Evita abusar de las voces pasivas (por ejemplo, “La asistencia será prestada por nuestro equipo de soporte”, en lugar de “Nuestro equipo de soporte prestará la asistencia”). Aunque pueda sonar más profesional, solo hace que alargar y complicar innecesariamente las frases.
Revisa las faltas
Incluso aunque no cuentes con un redactor profesional, no hay excusa para enviar una propuesta comercial que contenga faltas de ortografía. Basta con usar el corrector del procesador de textos o una herramienta de revisión online para corregir los errores.
No hay una guía para elaborar propuestas comerciales que sea aplicable a todos los casos y sectores. En muchos casos, tendrás que hacer concesiones para adaptarte al estilo y la forma de trabajar de la empresa que la presenta. Sin embargo, sí que hay margen de mejora a la hora de mejorar el contenido. ¡No dejes que las prisas te hagan dejar de lado lo más importante!
¿Has tenido que preparar propuestas comerciales? ¿Cómo te fue? ¡Cuéntanos tu experiencia!
Soy periodista, redactor freelance y bloguero desde 2006. Escribo para otros porque quiero comprar tiempo para escribir para mí. Además, enseño a otros freelance cómo ganar dinero trabajando por su cuenta en RedactorFreelance.com y mediante mi ebook «Guía del Redactor Freelance». ¡Si quieres hablar, contacta!
María
8 abril 2023 at 21:21Hola! Soy María. Hace unos años me inicié en la redacción como freelance como una forma de generar dinero. Me gusta mucho escribir por lo cual no me cuesta mucho. Pero debido a que no es lo mismo el escribir por hobby que hacerlo con determinado fin ya sea comercial, jurídico etc. Es por ello que agradezco los consejos . Ya que me van a servir para «pulir» mis escritos para futuras propuestas. Saludos cordiales.
Roger Garcia - Redactor Freelance
10 abril 2023 at 09:31Muchas gracias por tu comentario, María.
Me alegro de que el artículo te resulte útil.
Los consejos son aplicables tanto para las propuestas que hagas a tus clientes, como para las que prepares o revises por encargo de tus clientes, que es un servicio interesante para una redactora freelance.
Puedes ver más ideas de servicios de redacción que puedes ofrecer para ampliar tu oferta en el siguiente enlace:
https://www.redactorfreelance.com/servicios-redactor-freelance/
Saludos