El secreto para facturar como un «Pro» y que tus clientes te paguen siempre, bien y a tiempo
La creación de un “super sistema de facturación” es una de las acciones más eficaces que redactores o copywriters que trabajan como freelancers pueden poner en marcha para asegurarse de que se les paga con regularidad y a tiempo. Porque conseguir que tus clientes te paguen bien no es fácil. Y eso que lo parecía. Acabo el trabajo, pongo la factura en el email y listo. ¿Verdad? Pues no. Todos sabemos que, en demasiadas ocasiones, las cosas no ocurren de este modo. Pero no siempre el cliente es el malo de la película. Es posible que seas tú quien no tenga en orden todo lo que debes tener. ¿Hacemos un repaso?
Cómo conseguir que tus clientes te paguen rápido y mejor
Como gestores de nuestros negocios no podemos permitirnos el lujo de dejar estos temas en manos de nuestros clientes y esperar que todo fluya. Hay que construir el marco necesario para garantizarte que te paguen a tiempo y evitar problemas mayores.
Debes enfocarte en cómo puedes conseguir que tus clientes te paguen rápido y mejor para que nunca más tengas que preocuparte por si el cobro de esa factura pendiente llegará antes del vencimiento de la siguiente cuota de tu hipoteca.
Se trata de implantar un “sistema de facturación inteligente” con el que acabarás con esas incómodas fugas de cash (liquidez, dinero efectivo en el banco o en el bolsillo) responsables de que, en tu cuenta bancaria, no siempre tengas disponible todos los euros que ya has vendido.
Así que, si quieres tomar las riendas de la liquidez de tu negocio de una vez por todas, te toca revisar al completo tu sistema de facturación.
Configura en 5 pasos tu “killer sistema de facturación” para que tus clientes te paguen siempre, bien y a tiempo
Vamos a ver los cinco componentes principales de un “súper sistema de facturación” y cómo hacer que trabajen juntos y coordinados para que todo funcione como un reloj.
1. Mide y haz seguimiento del tiempo incorporado al servicio que vas a facturar
Hay un antes y un después en la rentabilidad de los servicios de un freelance. Justo el momento en que entendemos que hay que medir e incorporar al cálculo del coste de nuestro servicio el tiempo que dedicamos a ejecutarlo.
Si no haces esto nunca vas a saber si estás bien pagado o no.
Incluso es probable que tus servicios tengan rentabilidades negativas o muy bajas y ni te estés enterando.
Cuando lo incorpores a tus rutinas, comenzarás a tener datos reales sobre el tiempo que dedicas a cada proyecto o servicio facturable y un valioso “histórico” de tiempos con el que afinar a la hora de hacer presupuestos, poner mejores precios y conocer los servicios más rentables (y en los que estás perdiendo pasta) de tu cartera.
Puedes hacer el seguimiento con una aplicación como Toggl, en una hoja de cálculo o en una simple libreta.
Elige el sistema que mejor se ajuste a tu estilo de trabajo. Lo importante es que midas y registres los datos.
Y no olvides que facturar las cantidades correctas es el primer paso para estar bien pagado.
2. Establece un sistema de facturación inteligente
Quizás este sea el punto “caliente” del sistema.
Vas a tener que decidir cómo facturar y las condiciones de pago de cada uno de los servicios de tu oferta. Y tal vez, con lo que voy a contarte tendrás que replantearte si en este momento lo estás haciendo de la mejor manera.
Para cada uno de tus servicios tendrás que responder a estas preguntas:
1. ¿Con qué frecuencia facturas a tus clientes? ¿Semanal, mensual, al finalizar el trabajo, por adelantado, un porcentaje por adelantado y el resto al finalizar, a 30 días?
Ten en cuenta el tipo de servicio. No se factura igual un servicio de prestación única (con inicio y fin) que un servicio recurrente (que tiene una determinada periodicidad). Distingue también entre servicios de ciclo largo y alto valor (Premium) y otros más básicos o de ciclo de ejecución corto.
2. ¿Cuáles son los plazos de pago de cada servicio? ¿Por adelantado, a mes vencido, mensual por adelantado, al terminar totalmente el trabajo, a los 30 días de entregar la factura? ¿Admites fraccionamientos en el pago? Ten en cuenta que los plazos de pago no tienen por qué coincidir con la frecuencia de facturación, aunque en algunos casos (como los pagos a cuenta por adelantado) sí que es obligatorio facturar.
3. ¿Qué métodos de pago admites para cada servicio? ¿Transferencia, domiciliación bancaria, PayPal, tarjeta de crédito, efectivo (ojo, cada vez más restringido legalmente) cheque o talón?
4. ¿Qué ocurre cuando tu cliente no paga o se retrasa en el pago? ¿Has establecido alguna cláusula de penalización, una cantidad fija, un % del importe de la factura, eliminación de descuentos pronto pago?
5. ¿Cómo le comunicas al cliente estas condiciones? ¿En la sesión comercial de venta, en propuestas y contratos, en las facturas? ¿Son condiciones unilaterales o las negocias uno a uno con cada cliente?
Una vez que analices lo que estás haciendo en este momento, revisa estos consejos y replantéate si tu sistema de facturación actual es mejorable:
- Si puedes, cobra por adelantado. El importe total o una parte. Sobre todo, cuando trabajes con nuevos clientes. Deja bien claro desde el principio que, si no te pagan, no trabajas. Financiar a tu cliente no es tu trabajo. Es caro y puede ser económicamente peligroso para ti. Si ofreces servicios debes asegurarte de que tu cliente va en serio y tiene capacidad de pago. A veces es más sensato un no a tiempo.
- Si el proyecto es importante y tu cliente no puede permitirse el pago total por adelantado, factura semanal o quincenalmente. De este modo no trabajarás hasta que no hayas recibido el pago y podrás facilitarles el acceso a tus servicios.
- Si facturas horas, factura con más frecuencia (de forma semanal en lugar de mensual) y cobra un par de semanas por adelantado.
- Si tu servicio implica un compromiso de reserva de fechas o de agenda, no programes el tiempo ni agendes las sesiones hasta que no hayas recibido el pago.
- Si facturas servicios recurrentes (mensuales o trimestrales) sé proactivo y no dejes el pago en el tejado de tu cliente. Elige un sistema de pago pasivo para ellos, como la domiciliación bancaria de recibos o los cargos recurrentes de tarjetas de crédito o PayPal.
- Intenta no fraccionar el precio de tus servicios de menor rango y precio y reserva esta facilidad de pago para tus servicios Premium.
- Sé flexible con los métodos de pago que admites. Facilita a tu cliente que pueda cumplir con su obligación de la manera más cómoda posible. Adecúa los medios de pago a la tipología de tus servicios.
- Establece alguna penalización por el retraso en el pago. Son clausulas disuasorias y evitan en gran medida la morosidad. Intenta que sean adecuadas al precio y forma de pago de tus servicios.
- Comunica de forma clara todas estas condiciones a tus clientes y comprueba que las han entendido. Usa para ello las sesiones de venta, las propuestas, los contratos y también las facturas.
3. Haz tus facturas como el mejor de los contables
Cuando ya sabes cuánto y cómo tienes que facturar, llega la hora de hacer la factura. Y tienes tres decisiones que tomar:
- Quién va a ser el responsable de la facturación: Puedes ser tú mismo o delegarlo a un gestor o asistente virtual. Si no eres tú la persona que va a hacer la factura no olvides proporcionarles el detalle de todo lo imprescindible para realizar la facturación, cantidad a facturar y todos detalles del pago, incluyendo el depósito o entrega a cuenta si lo hubiese, los términos etc.
- Qué herramienta de facturación vas a utilizar: Puedes usar plantillas de facturas en Word o Excel (aunque asegúrate que la envías en pdf) o cualquier software de facturación on line de los que actualmente hay en el mercado. Elige el método más adecuado a la dimensión y características de tu negocio, aunque yo soy partidaria de utilizar aplicaciones on line: se minimizan los errores formales en las facturas, la facturación es más ágil, ahorras tiempo y te proporcionan información de gestión bastante útil para tu negocio. En mis Planes de Fiscalidad y Finanzas trabajamos con Contasimple.
- Cómo vas a entregar las facturas: Puedes hacer e-facturas, enviarlas por email en pdf (nunca en un archivo editable) o mandar los originales en papel por correo postal ordinario. Debes establecer también el procedimiento de revisión antes de enviarlas para asegurarte que son correctas y determinar alguna forma de saber si la han recibido o no.
Aunque las facturas deben estar precedidas por propuestas y contratos donde incorporas todos los pormenores de la prestación de tu servicio, crea facturas lo más claras y detalladas posibles para evitar incómodos “malentendidos”
Asegúrate de incluir en la misma las instrucciones de pago. De este modo evitas que tu cliente tenga que rebuscar en el contrato o propuesta para encontrar cómo pagarte. No le proporciones la perfecta excusa para retrasarse en el pago.
El objetivo, además de cumplir con tus obligaciones legales de facturación, es minimizar el número de preguntas que un cliente puede hacerte para que te pague lo antes posible.
No olvides incluir:
- Tus datos: nombre, CIF, dirección e información de contacto
- El nombre, CIF, dirección e información de contacto de tu cliente
- Fecha de la factura
- Las fechas en que se prestó o prestará el servicio y una descripción del trabajo que hiciste o vas a hacer
- El precio (detallado) e impuestos aplicables
- Los términos de pago (contado, a 30 días, por anticipado)
- La fecha exacta de los vencimientos (el día o días en que deben de pagarte). Comprueba que es coherente con el punto anterior
- Tu política para retrasos en el pago: qué es lo que va a ocurrir si se atrasan en el pago y cuál será la penalización: un cargo fijo o un % de la factura
- Tus instrucciones de pago. Pónselo fácil. Especifica el número de cuenta si vas a cobrar por transferencia bancaria con todos los datos (titular, IBAN entidad etc), los medios de pago que admites o la dirección a la que pueden enviarte un talón
4. Revisa con rigor los pagos y tus cuentas por cobrar
Por desgracia, en muchas ocasiones el envío de la factura no es el último paso del proceso. Debemos llevar el control de quién ha pagado y quién no.
La manera más sencilla de hacerlo es establecer un día a la semana (o cada dos semanas) para conciliar tus extractos bancarios o de tus medios de pago con las facturas.
- Si usas un software de facturación, estas aplicaciones te permiten grabar las fechas de vencimiento, métodos e importes de pago y, de este modo, de un solo golpe de vista puedes comprobar las facturas pendientes.
- En el caso de que factures con plantilla en Word o Excel puedes configurar una hoja de cálculo básica para hacer el seguimiento. Registra el nombre del cliente, el importe total, la fecha de la factura, el importe pendiente, la fecha de pago y los importes de los pagos totales o a cuenta realizados para que también puedas comprobar de un vistazo quien tiene pagos pendientes.
5. Envía recordatorios a clientes desmemoriados
Y ahora que ya sabes quién te está remoloneando con los pagos, toca desplegar todo tu encanto y mano izquierda para recordar con elegancia a tu cliente que tenéis “cuentas pendientes de saldar”.
A veces, los clientes retrasan el pago porque simplemente se olvidaron o porque no tienen implantado un buen sistema de gestión. Otras veces, los retrasos pueden estar motivados por dificultades temporales de tesorería.
Sea por la razón que sea, si no los “persigues” no van a pagarte.
Así que toca poner en marcha los recordatorios de pagos.
Puedes redactar un correo tipo para enviar cada vez que detectes un atraso en el pago de una factura.
Intenta que el texto sea corto y amistoso, pero firme. Informa a tu cliente que está atrasado en un pago y recuérdale la fecha del vencimiento y la forma en que puede saldarla. Si has establecido penalización por retraso y crees conveniente actualizar los importes de su factura, hazlo, aunque podrías comunicarle que, por ser la primera vez, no vas a aplicársela.
Por ejemplo, algo como:
El plazo para enviar estos recordatorios podría ser cada 1-2 semanas. Elije el mismo día que realizas el paso 4 para enviarlos y bloquea el tiempo en tu agenda o calendario para verificar los pagos y contactar a los desmemoriados.
Resumiendo, deberías revisar tu sistema de facturación actual confrontándolo con estos 5 pasos y, si está incompleto o presenta alguna incoherencia, actúa cuanto antes.
Te aseguro que comenzarás a sentirte mejor pagado, fijarás en la mente de tus clientes una imagen más profesional y eficiente y tus ratios de impagados y morosos caerán en picado.
Y si te ha quedado alguna duda, cuéntamela en los comentarios. Estaré encantada si puedo ayudarte. También te invito a unirte a Pro Freelance Club, la comunidad de freelancers interesados en conectar y compartir una nueva forma de hacer negocios.
Soy periodista, redactor freelance y bloguero desde 2006. Escribo para otros porque quiero comprar tiempo para escribir para mí. Además, enseño a otros freelance cómo ganar dinero trabajando por su cuenta en RedactorFreelance.com y mediante mi ebook «Guía del Redactor Freelance». ¡Si quieres hablar, contacta!
Redactor Freelance
9 noviembre 2017 at 14:20Totalmente de acuerdo, Eli, yo también quedé impresionado en el Encuentro de Redactores.
Por eso desde ese día no he parado de darle la vara hasta conseguir que Lourdes comparta unos cuantos conocimientos más con los lectores de este blog. 😉
¡A disfrutarlo!
Elisabeth Lahoz
9 noviembre 2017 at 11:08Hola Roger:
Ya fue estupendo escuchar a Lourdes, aunque en mi caso por streaming, en el I Encuentro de Redactores Digitales. Entonces tomé buena nota de todos sus valiosos consejos, y ahora vuelvo a hacerlo.
Sobre temas legales, nunca se sabe lo suficiente. ¡Hay que estar al día! Gracias a ambos.
Un abrazo,
Eli
Redactor Freelance
5 noviembre 2017 at 14:56Totalmente de acuerdo, los consejos de Lourdes me parecen 100 % recomendables 🙂
Anónimo
4 noviembre 2017 at 17:54Excelente información muchas gracias.