¿Quién te ha robado tu tiempo? Consejos de productividad extrema para freelance

O, en el caso de un freelance: 

«¿Dónde han ido todas esas horas que he dedicado a trabajar?» 

Porque nadie puede decir que no le echamos horas. Según la «Radiografía del Freelance» de LanceTalent, los freelance trabajan de media más horas que los profesionales por cuenta ajena. Cerca del 31 % dedica a su trabajo más de 40 horas semanales.

Además, el 66 % trabaja a tiempo completo como freelance, lo que a menudo incluye largas jornadas de lunes a viernes, fines de semana e incluso noches. 

Entonces, ¿cómo es que raramente conseguimos terminar todo el trabajo a tiempo?

Mi horario de trabajo como freelance 

En mi caso particular, tengo por regla general no trabajar de noche, pero entre semana normalmente estoy pegado al ordenador de 9 de la mañana a 6 de la tarde. También trabajo muchos sábados por la mañana e incluso algunos domingos por la tarde.

Hago solamente 15 días de vacaciones y raramente me cojo algún puente o festivo, excepto los “imprescindibles” como Navidad y Fin de Año (también me ha tocado trabajar alguna vez).    

Eso sí, el hecho de ser freelance me permite no tener que pedir permiso a nadie para acompañar a mi pareja al médico o hacer gestiones; irme a visitar a la familia unos días; o escaparme un fin de semana con los amigos de vez en cuando. 

Puede parecer una barbaridad de horas, pero cuando trabajaba para otros tampoco tenía mucho tiempo libre. 

En mi último empleo por cuenta ajena, una startup del sector tecnológico, salía de casa a las 8 de la mañana y volvía a las 9 de la noche. Cuando tenía algún viaje, me pasaba dos o tres días sin pisar mi casa, trabajando incluso en el avión o en el hotel por la noche. En la oficina, nadie se atrevía a marcharse antes de que el jefe hubiese dejado su despacho. Y si tenía alguna ocurrencia de última hora, te decía “No te vayas, que cuando acabe esta reunión tengo que comentarte una cosa”. Y eso podía implicar quedarte allí hasta medianoche, esperando a que te llegara el turno de ser atendido. 

Yo lo odiaba.

No me importa trabajar muchas horas, pero quiero ser el dueño de mi tiempo. No me da la gana que nadie decida por mí si esta tarde acabaré de trabajar a las seis o a las diez de la noche. Ni tener que negociar cuándo me voy de vacaciones. 

Por eso me hice freelance. Ahora trabajo tantas o más horas que antes, pero soy más feliz. Yo decido cómo organizo mi tiempo. Y dado que tampoco estoy dispuesto a que los clientes manejen mi horario a su antojo, desde hace unos años aplico unas medidas de productividad un poco extremas, pero que a mí me han permitido evitar pérdidas de tiempo y poder dedicar la mayor parte de mi jornada a lo realmente importante: escribir. 

(NOTA: si estás empezando, estas medidas pueden ser contraproducentes en tu fase de lanzamiento como copywriter freelance. Antes de pasar al nivel extremo, te recomiendo echar un vistazo a estas medidas de productividad básicas para los principiantes). 

Medidas de productividad extremas para que no te hagan perder el tiempo 

Hay un concepto de productividad que me encanta: los llamados «ladrones del tiempo».    

Son todos aquellos aspectos que te roban tiempo de trabajo, a menudo unos pocos minutos cada vez, pero que se van acumulando hasta desbaratar por completo tu jornada de trabajo.

Cuando oí hablar de este concepto, me puse a pensar en cuáles eran los ladrones del tiempo en mi trabajo como redactor freelance. Y decidí eliminarlos a toda costa.

   Aquí va la lista de mis enemigos de la productividad, que posiblemente sean también los tuyos, y las formas en que he conseguido librarme casi totalmente de ellos. 

Deja de mirar el correo electrónico todo el rato.

Por mi trabajo como copywriter, proyectos de mis clientes y temas personales, tengo media docena de cuentas de correo electrónico. Cada vez que miro la bandeja de entrada, hay algún mensaje nuevo. Hay días en que puedo recibir cerca de 50 mensajes nuevos. Si me dedicara a mirar y contestar al instante cada mensaje nuevo que llega, no haría nada más en todo el día. De modo que tengo desactivadas todas las notificaciones de mensajes entrantes y solo miro el correo cuatro veces al día: por la mañana cuando empiezo, antes de comer, después de comer y antes de acabar de trabajar. ¿Y sabes qué? Nadie se ha muerto aún porque no haya respondido un mensaje (y por cierto, aún así consigo contestar el 99 % de los mensajes que recibo). 

Quita tu teléfono de Internet.

Es radical, pero efectivo. Cuando tenía el número de teléfono publicado en mi página web, recibía llamadas de gente con “urgencias” incluso a medianoche.

Era habitual que alguien me llamara dentro o fuera de mi horario de trabajo y me tuviera media hora al teléfono explicándome sus grandes planes, para al final decidir que no podía permitirse el precio de mis servicios de redacción; o acabar diciéndome que, antes de decidir, tenía que valorar otras opciones (y hacer perder media hora a otros tantos freelance).

Ahora solo acepto comunicaciones por correo electrónico y únicamente doy mi teléfono en casos muy contados, para llamadas programadas a horas determinadas con el fin de discutir trabajos en firme. Para todo lo demás, el correo electrónico es suficiente. 

Rechaza las videoconferencias.

Los clientes más «modernos» suelen preferir Skype al teléfono y te piden hacer una videollamada para contarte sus necesidades. En el 99 % de los casos, las videoconferencias son una terrible pérdida de tiempo: la otra persona no está conectada a la hora acordada, no conseguís encontraros en la aplicación, el sonido o la imagen no funcionan correctamente, la llamada se corta al cabo de un rato… Y cuando por fin lográis conectar y veros las caras, como a diferencia de ti el cliente no se ha preparado la llamada, no sabe muy bien qué decir y empieza a contarte su vida.

Son minutos, incluso horas, de mi tiempo que no voy a recuperar nunca, porque a mí nadie me paga para hablar por Skype. Sin embargo ese tiempo lo podría haber dedicado a escribir, por ejemplo, un artículo pendiente.

De modo que, igual que con el teléfono, solo acepto videoconferencias en ocasiones muy contadas y siempre que sea para hablar de un trabajo en firme. 

No visites a clientes.

Como habrás deducido, si no acepto llamadas ni videoconferencias de clientes, mucho menos estoy dispuesto a reunirme con ellos. La verdad es que vivo lejos de la mayoría de mis clientes, por lo que físicamente me resulta complicado tomarme un café con ellos.

Pero, en mis primeros años como freelance, intentaba aprovechar mis viajes a Barcelona y Madrid para visitar a varios clientes potenciales. Esto suponía una gran inversión en tiempo y esfuerzo, pero no se traducía en más encargos. De modo que ahora no voy a visitar a nadie: cuando viajo es por placer y aprovecho para pasar todo el tiempo que puedo con mi familia, amigos y compañeros freelance. 

Pasa de las plataformas de trabajo freelance.

Hemos hablado mucho de las webs de trabajo freelance y si realmente son útiles. Básicamente, la conclusión es que se trata de sitios donde se publican pocas ofertas, mal pagadas y en las que hay mucha gente pujando por conseguir el trabajo con la tarifa más baja.

¿Por qué perder tiempo en ellas?

Yo al principio de hacerme redactor también entraba cada mañana en estos sitios para ver si encontraba algo. Pero con el tiempo me di cuenta de que no era muy productivo…

Así que ahora prefiero dedicar mi tiempo a promocionarme de todas las formas posibles y buscar clientes a puerta fría.

¡Te aseguro que eso me funciona muchísimo mejor! 

Publica descripciones de tus servicios.

«¿Y tú qué es lo que haces exactamente?». Esto me lo han llegado a preguntar en muchas llamadas y videoconferencias que no sirvieron de nada.

Gente que me llamaba porque se supone que estaba interesada en mis servicios.

Que tenía una necesidad urgente de hablar conmigo esa misma tarde, aunque fuera a última hora.    

De modo que, cuando publiqué mi página web actual, me aseguré de explicar muy clarito quién soy, qué hago y cómo puedo ayudar a mis clientes.

Esto incluye descripciones detalladas de los servicios que ofrezco, cómo trabajo, cuánto cuestan, etc. De este modo, cuando un cliente se interesa por mis servicios, solo tengo que indicarle los enlaces de mi web donde puede encontrar la información que busca.

Porque siempre preguntan lo mismo: ¡no hace falta repetirlo varias veces cada día! 

Publica tus tarifas en la web.

En el Encuentro de Redactores Freelance tuvimos un interesante coloquio sobre la venta consultiva. Básicamente, la idea era vender tan bien tus servicios de copywriting que al final el cliente ansiara contratarlos, sin importar el precio. O eso entendí yo.

Mi enfoque es distinto: no quiero perder el tiempo encandilando a alguien que no está dispuesto a pagar los 40 euros que cobro por un artículo para blog. De modo que mis tarifas de redacción están en mi web, perfectamente detalladas y a disposición de quien quiera verlas. Así, si deciden contactarme, nos podemos saltar la fase del regateo (y del «¿Tú qué haces exactamente?») para centrarnos en hablar del trabajo. 

Haz plantillas de presupuestos.

La elaboración de presupuestos requiere mucho tiempo y no siempre da los resultados que esperas. Al principio de mi trabajo como redactor freelance, dedicaba horas a preparar un presupuesto, explicarlo todo, hacer sugerencias…    

Con el tiempo, me di cuenta de que hacer un presupuesto demasiado detallado supone el riesgo de que te roben ideas y tampoco incrementa de manera significativa las posibilidades de conseguir un trabajo. De modo que hago presupuestos más sencillos, empleando plantillas de presupuesto fáciles de adaptar a cada caso. 

Externaliza todo lo que no sea escribir.

Cuando eres freelance y todos los gastos salen de tu bolsillo, es habitual la tentación de hacerlo todo por ti mismo. Es algo que también tardé en aprender, porque me gusta hacer las cosas yo mismo si puedo. Pero al final, eso te quita tiempo para escribir y los resultados no siempre son buenos.

Por lo tanto: si necesitas hacer una página web, contrata a un diseñador; si no te aclaras con las facturas y las liquidaciones de impuestos, contrata una gestoría; si tienes que preparar una encuesta online, contrata a un programador.

Lo mismo ocurre con servicios complementarios como la gestión de redes sociales de clientes: si te encanta ese tipo de trabajo y quieres ser mitad redactor, mitad community manager, ¡adelante con ello!

Pero si aceptas encargarte de ello por hacer un favor, porque no parece tan complicado, para que el cliente esté contento… Entonces, mejor busca a alguien que pueda ocuparse y tú dedícate a lo tuyo: redactar contenidos. 

Si no lo ves claro, no aceptes el trabajo.

Hay muchos tipos de clientes que suponen un peligro para los freelance. Tienen la capacidad de hacerte perder mucho tiempo, ponerte de los nervios y al final quedarte sin cobrar. Es algo que me ha costado mucho aprender. Pero en ocasiones, es mejor decir que no a un trabajo.

Si no ves claro el encargo, si el cliente no se sabe explicar, si no te inspira confianza… Di que no estás disponible y pasa a otra cosa. ¡Te ahorrarás muchos disgustos y mucho tiempo perdido para nada!

¿Te identificas con lo que cuento? ¡Opina!