Cómo establecer una comunicación efectiva con el cliente para una cooperación a largo plazo

Aprovecha la tecnología

En la era digital actual, aprovechar la tecnología es fundamental para establecer una comunicación efectiva con los clientes a largo plazo. Mediante el uso de las herramientas de comunicación como mensajeros y videollamadas, por ejemplo, Zoom o Loom, podéis interactuar de manera rápida y directa, resolviendo dudas y compartiendo información relevante.

Además, un grabador de pantalla como Movavi Screen Recorder o Bandicam permite dar explicaciones visuales a los clientes, facilitando la comprensión y mostrando tu compromiso. Estas herramientas tecnológicas brindan la posibilidad de establecer una comunicación efectiva y cercana con los clientes, fortaleciendo las relaciones a largo plazo.

Respeta el tiempo del cliente

El tiempo es precioso, así que no hagas que tu cliente sienta que estás desperdiciando el suyo. Llega a las reuniones a tiempo. Si llama un cliente, contesta si es posible, en lugar de devolverle la llamada más tarde. Si un cliente te envía una pregunta por correo electrónico, es vital que respondas rápidamente. Si no puedes responder completamente a un correo electrónico en ese momento, incluso una simple confirmación de que lo has visto puede ser tranquilizador. Luego asegúrate de hacer un seguimiento de inmediato con una respuesta completa a su pregunta.

Sé transparente

La transparencia es fundamental para una comunicación exitosa con el cliente. Ser claro y honesto a lo largo de la relación hace que sea más fácil construir y mantener la confianza de tu cliente. Tanto si estás dando buenas noticias, malas noticias o ninguna noticia, es necesario ser directo con tus clientes. Si tu cliente siente que no le informas, puede asumir que ocurre lo peor. Si un proyecto se retrasa o no sabes la respuesta a la pregunta de un cliente, sé transparente y comunícaselo al cliente.

Usa una herramienta de colaboración

El auge de las herramientas de colaboración en línea hace que trabajar con los clientes sea más fácil y rápido. Darle a tu cliente acceso a tu software de gestión de proyectos le dará una forma de colaborar, proporcionar comentarios y monitorear el progreso del proyecto. Plataformas de colaboración y gestión de proyectos como Trello ayudan a mantener una colaboración continua, compartiendo actualizaciones, asignando tareas y manteniendo a todos informados sobre el progreso del proyecto.

Las herramientas de colaboración y productividad también se pueden combinar con un sistema CRM (gestión de relaciones con el cliente). Una plataforma de atención al cliente con CRM incluido puede ayudar a administrar y organizar la comunicación interna y externa, todo en un solo lugar.

Fija las expectativas y límites

Si bien deseas estar allí para tus clientes en todo momento, no siempre es realista. Conoce tus limitaciones y límites para que puedas comunicárselos a tu cliente con anticipación. Por ejemplo, si te coges un mes de vacaciones todos los años y no le puedes atender durante ese tiempo, tu cliente debe saberlo. Esto le brinda la oportunidad de establecer expectativas por adelantado y desarrollar un plan de actuación. Establecer expectativas adecuadas hará que tu cliente se sienta más informado y preparado.

Establece una agenda y envía un resumen

Sé decidido cuando se trata de reuniones con clientes. Establece una agenda y refleja lo que quieres discutir. Cuando te reúnes con un cliente, es esencial comprender cómo absorbe mejor la información. ¿El cliente prefiere discusiones de toma y daca, presentaciones visuales, revisión de datos o actualizaciones breves? Adapta tu plan de reunión en consecuencia y utiliza el estilo de comunicación natural de tu cliente para que sea más receptivo a la información.

Luego, una vez que termine la reunión, envía al cliente un resumen de lo que habéis hablado. El resumen de la reunión crea un registro al que se puede hacer referencia más adelante para ver qué se cubrió, de qué es responsable cada uno y cualquier tarea pendiente próxima.

Haz preguntas cuando sea necesario

Las preguntas juegan un papel importante en la comunicación. Te ayudan a aclarar las cuestiones y asegurarte de que estás en la misma onda que tu cliente. Además, hacer preguntas le muestra al cliente tu compromiso e interés en la conversación.

Si no estás seguro acerca de los detalles de un proyecto, no hagas suposiciones. En lugar de esp, pregúntale al cliente. Es mejor hacer muchas preguntas en lugar de perder el tiempo entregando algo que el cliente no quiere.

Pide retroalimentación

La mejor manera de mejorar es pedirles a tus clientes que te den su opinión. Preguntarle a tu cliente sobre formas específicas de mejorar vuestra relación te convertirá en un mejor socio. Si un cliente se toma la molestia de enviarte comentarios, escúchalos. Reflexiona sobre lo que te está diciendo y luego trata de incorporarlo a tu trabajo.

Conclusión

Para construir relaciones rentables y a largo plazo con tus clientes, debes mejorar tus habilidades de comunicación con el cliente. La incorporación de los consejos que has visto anteriormente mejorará tu comunicación y tus clientes estarán más contentos de trabajar contigo.